Automatische Funktionen

Automatische Funktionen


Rechnungsverwaltung

Extras

Titelaufnahme

 

Rechnungsverwaltung


automatisiertes Mahnwesen


Wird das eingestellte Zahlungsziel einer Rechnung überschritten, ohne dass diese als bezahlt markiert wurde, bekommt der Kunde automatisch die entsprechende Mahnung per Email mit dem neuen Zahlungsziel dieser Mahnung. Sollte das erneut überschritten werden, geht die nächste Mahnung der nächsthöheren Mahnstufe an den Kunden automatisch und mit voreingestellten, der Mahnung zugehörigen Gebühren raus. Das Mahnwesen geht sinnvollerweise bis Mahnstufe 3. Danach beginnt optional das automatische Inkassoverfahren.


automatisierte Rechnungserstellung


Für sämtliche verfügbare Plattformen (zurzeit Abebooks, Amazon, Antbo, Antiquario, Booklooker, Ebay, Guthschrift, Hitmeister und ZVAB) werden die Rechnungen automatisch bei Bestelleingang erstellt. Guthschrift-Systems baut die Kundendaten (Rechnungsadresse, Lieferadresse), den richtigen Preis (plattformspezifisch), sowie die für die jeweilige Plattform eingestellten Versandkosten in die Rechnung ein. Die Bestellung und die Rechnung werden an die Emailadresse des Verkäufers geschickt.
Auf Zusatzbemerkungen in einer Bestellung, sowie unzureichende Adressangaben des Bestellers wird gesondert aufmerksam gemacht.


Inkasso-Schnittstelle


Nach überschrittenem Zahlungsziel der Mahnstufe 3 werden die offenen Forderungen nach Bestätigung einer Kontrollschaltfläche automatisch an unseren kompetenten Inkasso-Partner Mediafinanz überspielt.


Bestellbestätigung


Nach einer in Rechnung erfassten Bestellung bekommt der Käufer eine Bestellbestätigung per Email. Der Text der Bestellbestätigung kann frei formuliert werden.


Warenausgangsbestätigung


Sobald der Warenausgang einer Sendung gebucht wird, erhält der Kunde automatisch eine Email, die den Warenausgang mit genauen Versanddaten (Artikel, Datum und Uhrzeit) bestätigt.

 

Extras


automatisierte Exporte


Die neuesten Daten der Titelerfassung werden automatisch jede Nacht auf die verfügbaren Plattformen eingespielt (zurzeit Abebooks, Amazon, Antbo, Antiquario, Booklooker, Guthschrift, Hitmeister und ZVAB).


direktes Löschen verkaufter Artikel


Das direkte Löschen verkaufter Artikel von Plattformen ist Teil des Basispakets der Guthschrift-Systems Software.

Sobald ein Artikel, der vorher einen Lagerbestand von mindestens 1 Exemplar hatte, auf 0 Exemplare herabgesetzt wird, wird dieser Artikel intern zum Löschen vorgemerkt.
Das Vormerken kann also durch folgende Aktionen passieren:

  • Manuelles Ausbuchen des Artikels durch Lagerbestands-Verwaltung
  • Manuelles Erstellen einer Rechnung mit diesem Artikel
  • Automatisches Erstellen einer Rechnung oder automatisches Erstellen einer Rechnung nach Bestätigung der Korrekturmaske*
  • Ausbuchen aller Artikel innerhalb eines Katalogs
  • Ausbuchen von Artikeln durch Kritische-Preis-Funktionen*
  • Löschen von Artikeln durch die Import-Funktion


Jede Stunde werden die vorgemerkten Artikel verarbeitet. Dabei werden zunächst die Plattformen ermittelt, die an einer Löschung teilnehmen. Diese sind folgendermaßen eingeschränkt:

  • Benutzername muss eingetragen sein
  • Passwort muss eingetragen sein
  • Direktes Löschen muss aktiviert worden sein
  • Ein Export muss innerhalb der letzten 30 Tage stattgefunden haben


Für den Fall, dass eine Rechnung zu dem betroffenen Artikel erstellt wurde, wird der Artikel von der Plattform, die der Rechnung zugeordnet wurde, NICHT gelöscht. Die Löschung findet bei Bestellung automatisch statt.

Sollte die automatische Rechnungserstellung* aktiv sein, dann findet außerdem alle 20 Minuten ein Löschvorgang statt, nachdem die Rechnungen erstellt wurden.

Automatisches Erneut-Löschen von Artikeln, die unmittelbar nach einem Export bestellt wurden:
Wenn das System einen Export an eine Plattform übermittelt hat, wird dies intern vermerkt. Sobald der Import abgeschlossen ist, sendet die Plattform eine Email mit einer Importbenachrichtigung. Diese kann bei Nutzung der automatischen Rechnungserstellung* automatisch identifiziert werden. Alle Artikel, die in der Zeit zwischen dem Export der Artikeldaten und dem Import seitens der Plattform verkauft wurden, werden dann erneut von der Plattform gelöscht (diese Artikel waren ja im ursprünglichen Export noch enthalten).

Für Mieter der automatischen Rechnungserstellung können wir also eine Regel-Löschzeit von maximal 20 Minuten garantieren, sofern die Plattform keine Störungen aufweist und die Zugangsdaten korrekt eingetragen sind.
Bis zu 20 Minuten nach einem Datenimport seitens der Plattform können ebenfalls Bestellungen über bereits verkaufte Artikel stattfinden.

Ansonsten werden Artikel im Allgemeinen nach maximal 2 Stunden von den Plattformen entfernt.

Mit diesem Feature können Sie Ihre Kundenbewertungen auf den Plattformen in positiver Weise maximieren und gleichzeitig Ihre Artikel auf einem breitgefächertem Arsenal an Plattformen anbieten.

* nur bei Miete der entsprechenden Module möglich


Warnungen


Das System durchforstet 4 x täglich die veränderten oder neu eingegebenen Titel. Bei der Bundesprüfstelle für jugendgefährdende Medien indizierte Bücher werden per Mail gemeldet. Außerdem werden 1 x wöchentlich unvollständige Buchdaten ebenfalls per Mail gemeldet (fehlender Autor, Titel, Gewicht).


automatisches Hochladen der Bilder


Händler können vorhandene Bilder automatisch von der Festplatte auf die Paketdatenbank hochladen lassen. Weitere Informationen dazu unter dem Menuepunkt: "downloads (link)"

 

Titelaufnahme


Neue-Bücher-Info-Mail


Auf dem zum Basispaket gehörenden eigenem Internetauftritt mit Webshop können interessierte Kunden sachgebietsbezogen Ihre Buchpräferenzen eingeben. Daraufhin erhalten diese Kunden einmal wöchentlich automatisch eine Email mit Titelempfehlung der jüngst eingegebenen Bücher.